ICT- Institut Catholique de Toulouse

Accueillez un stagiaire

Informations utiles et pratiques : Accueillir un stagiaire 

Les employeurs qui accueillent un stagiaire sont tenus de respecter la réglementation afin de lui permettre d’effectuer ses tâches dans les meilleures conditions, aussi bien concernant les missions qui lui sont assignées que concernant ses conditions de travail.

Accueillir un stagiaire, cela signifie que le stagiaire suit obligatoirement un cursus de formation scolaire ou universitaire.

Un stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, l’employeur n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Toutefois, le stagiaire doit être inscrit sur le registre du personnel.

Le stage doit permettre, en premier lieu, au stagiaire d’acquérir et de mettre en œuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de l’établissement d’enseignement.

Attention : L’entreprise ne peut pas confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

  1. Combien de temps un stage peut-il durer ?

La durée d’un stage est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F20559

Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil de la façon suivante :

  • 7 heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
  • 22 jours de présence représentent un mois.

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.

Attention : Sur un même poste, l’employeur doit respecter un délai minimal (appelé « délai de carence ») pour pouvoir proposer un nouveau stage. Ce délai est de 1/3 de la durée du stage précédent.

2. La convention de stage : Quelles en sont les règles ?

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont dépend le stagiaire.

Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives, relatives au déroulement du stage.

Une convention de stage doit obligatoirement renseigner les informations suivantes :

  • L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement
  • Les activités confiées au stagiaire
  • Les noms de l’enseignant référent et du tuteur
  • Les dates de début et de fin du stage, ainsi que la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire.
  • Les conditions d’autorisation d’absence
  • Le taux horaire de la rémunération (appelée gratification) si elle a lieu. Celle-ci est calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement.
  • Les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement, ou remboursement des frais, par exemple)
  • Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident du travail.

Attention : lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisations d’absence. En dessous de 2 mois, la prise de congés n’est pas obligatoire.

Les règles énoncées concernent uniquement les stages d’élèves et étudiants effectués dans le cadre d’un stage d’initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les autres types de stages, comme ceux effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue et faisant l’objet d’un contrat de travail, d’autres règles s’appliquent.

3. La gratification

Une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de deux mois : soit l’équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309ième heure, au cours de la même année scolaire ou universitaire (du 01/09/N au 31/08/N+1), même si sa présence n’est pas continue.

Le montant minimum versé pour chaque heure de présence effective est de 4,35 euros. (Valeur 2024)

En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d’une négociation entre le stagiaire et l’organisme d’accueil : https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire

4. Quels droits et avantages financiers pour le stagiaire ?

Le stagiaire doit pouvoir bénéficier, au même titre que les salariés de l’organisme d’accueil, de certaines prestations comme :

  • L’accès aux offres du comité d’entreprise
  • L’accès au restaurant d’entreprise
  • L’accès aux titres restaurants dans les mêmes conditions que les salariés.

Concernant les frais de transport engagés par le stagiaire pour se rendre sur son lieu de stage, le remboursement pour moitié de ces frais est une obligation pour l’employeur dans les mêmes conditions que celles applicables aux salariés.

Attention : le remboursement de ces frais divers ne fait pas partie de la gratification mensuelle, mais doit être payé en plus.

5. La modification de la convention de stage.

Toute modification des dispositions initialement prévues dans la convention de stage nécessite la création d’un avenant par l’intermédiaire du service en charge des stages.

L’avenant doit être signé par les mêmes parties ayant signé la convention initiale.

  • Avenant pour décaler les dates de stages 
  • Avenant pour changement de lieux de stage

6. L’interruption temporaire ou définitive du stage : (liste non-exhaustive)

Dans des cas précis le stage peut être interrompu, temporairement ou définitivement. En principe, cette situation requiert l’accord de toutes les parties. L’établissement d’enseignement pourra alors valider le stage ou proposer une modalité alternative de validation de la formation.

Ces cas peuvent être les suivants :

  • Lorsque le stage est interrompu pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l’adoption ;
  • Lorsque l’étudiant décide, après accord de son établissement de formation, d’interrompre le stage au motif que les dispositions prévues dans la convention de stage ne sont pas respectées par l’organisme d’accueil ;
  • Lorsque l’organisme d’accueil prend l’initiative de rompre la convention de stage (faute grave, non-respect des règles de discipline, de confidentialité, de sécurité, d’horaires…).

7. L’attestation de fin de stage

A la fin du stage une attestation de stage est délivrée par l’organisme d’accueil à tout élève ou étudiant. Cette attestation mentionne :

  • La durée effective totale du stage
  • La gratification versée au stagiaire, le cas échéant.

8. Le calendrier de la tenue des stages :

Les bornes de l’année universitaire sont fixées par chaque établissement mais ne peuvent en tout état de cause pas dépasser la fin de l’année civile. Les stages obligatoires pour l’obtention du diplôme ou de la certification, attributifs d’ECTS, doivent avoir lieu avant la tenue du jury de fin de formation.

Les stages se déroulant durant les vacances d’été sont considérées comme rattachées à l’année universitaire qui vient de s’écouler.  Pour les établissements définissant une période de formation autre, le stage peut se dérouler sur cette période et, le cas échéant, sur les congés.

En savoir plus, informations juridiques et outil de référence :

Les principaux textes applicables :

Les guides de références :

Orientation/insertion

Vous souhaitez déposer des offres de stages, obtenir des renseignements :

Contactez-nous Bureau des stages : stage@ict-toulouse.fr